Proč byste měli přestat používat Excel?

Kdykoli mě uživatel požádá o pomoc větou začínající slovy "Mám sdílený list Excelu, který..." nebo "Mám Excel s makrem, které...", osobně mě jako první napadne: "Nepoužíváte správný nástroj". Potřebujete něco, o čem možná ani nevíte, že potřebujete (pravděpodobně databázi nebo software), který by měl tuto funkci pokrýt. A jak zjistíte, že potřebujete další nástroj?

Co by společnost neměla dělat s aplikací Excel

- Výpočty (konstrukce, instalace, infrastruktura...) provádějte v aplikaci Excel.

- Tvorba cenových nabídek, správa objednávek, spouštění dodacích listů pomocí aplikace Excel.

- Vytvářejte, sdílejte a ukládejte zprávy a přehledy v aplikaci Excel.

- Správa projektů pomocí aplikace Excel, Kanban v aplikaci Excel, Gantt v aplikaci Excel.

- Sledování zaměstnanců, absencí, hodin a dovolených v aplikaci Excel.

- Ukládá informace o zákaznících a dodavatelích v aplikaci Excel.

- Založte své účetnictví a strategické plánování na aplikaci Excel.

To ale není vše, zde je 6 důvodů, proč byste měli přestat používat Excel a poohlédnout se po nástroji, který lépe vyhovuje vašim potřebám.

1. Excel je jednoduchá tabulka. Nic nebrání tomu, abyste omylem zadali nesprávnou buňku nebo abyste data přesunuli či zkopírovali a ztratili je.

2. Rychlost tabulky Excelu se nedá srovnávat s použitím vývojového nástroje. Operace, jako je vyhledávání v několika tisících řádků, které jsou v Excelu neúměrně nákladné, se v softwaru provádějí bez námahy. Když vytvoříte dotaz v aplikaci Excel, trvá to v průměru 3 minuty, zatímco v jiném softwaru můžete stejný dotaz vytvořit za 0,3 sekundy.

3. Listy aplikace Excel mohou být velmi rozsáhlé a mohou se v nich hromadit obrovská množství dat. Ale i tak je to nic ve srovnání s tím, co lze uložit do rozvinuté databáze. Navíc i když můžete v Excelu ukládat velké množství dat, nemůžete je správně spravovat, vyhledávání je pomalé a snadno se dopustíte chyb a získáte nesprávné výsledky.

4. V listu aplikace Excel nelze provádět žádné automatické akce ani přijímat interní upozornění. Systém je pasivní, neinformuje vás ani neprovádí žádné akce, můžete pouze zadávat a vyplňovat údaje nebo se na ně dotazovat. Naproti tomu při vývoji softwaru lze uvažovat o libovolném počtu pracovních postupů bez ohledu na jejich složitost (to v tabulkovém procesoru není možné).

5. List aplikace Excel není nic jiného než tabulka. Bez ohledu na to, jak moc jej obarvíte nebo změníte jeho vlastnosti, nikdy se nemůže rovnat rozhraní, které můžete získat pomocí aplikace nebo webu.

6. Při vývoji softwaru definujete, kteří uživatelé nebo skupiny uživatelů mají přístup k jakým informacím a jaké akce může každý z nich provádět.

Toto zabezpečení není možné v případě listu aplikace Excel. Tabulka aplikace Excel je těžký soupeř. Zaprvé proto, že jeho používání je v uživateli zakořeněno. Mají pocit, že si ji mohou přizpůsobit a nakonfigurovat podle svých potřeb. Je jednoduchý, známý, dobře se s ním pracuje. Problém není v Excelu, který je jinak opravdu skvělý a výkonný program (no tak, konečně jsem to uznal, v hloubi duše ho mám také rád).

Problémem je používání a zneužívání listů aplikace Excel. Jak by řekla moje matka, když máte jen jeden prut, všechno vám najednou připadá jako háček. Tabulky jsou zkrátka programy, které nám umožňují rychle sestavit "malé nástroje". Pokaždé, když někdo používá list Excelu, je to proto, že mu program (nebo třeba vývojář) neposkytl to, co potřebuje. Tabulka Excelu je zdroj, na který se obracíte, když nemáte "nic lepšího".

V rámci neustálého zlepšování bude proto excelový list vždy jedním ze slabých článků a bude nevyhnutelně eliminován.

Kromě rychlých výpočtů nebo vytvoření několika grafů bychom neměli potřebovat používat listy aplikace Excel. Může být také užitečná jako nástin nebo první řešení toho, co se později stane konkrétním vývojem, ale tabulka by nikdy neměla být považována za trvalé řešení. Tím méně jako optimální nebo žádoucí řešení. Základní procesy vašeho podnikového systému by samozřejmě v žádném případě neměly být založeny na tabulkách aplikace Excel.